仕事における効率化は基本的な事

仕事における効率化はビジネスにおける基本中の基本であり、常に心がける必要があります。

もっとも、仕事の生産性は効率化だけでなく、時間の短縮と効果化という要素も必要になっています。仕事の生産性向上は、仕事の量×仕事の質÷投入時間と言われますが、効率化はこの方程式では量に一番関係し、時間を短縮することにも関係はありますが、質ということも重要だからです。

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しかし、通常の仕事で特に求められているのは効率化であり、それは常日頃から心がけなければならない、仕事の基本的な事項であることには疑いの余地はありません。

時間の管理とどう効率化するかが、大きな命題になりますが、まず時間の管理を考えてみます。

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一番大事なことは、時間は無限でなく、普通は一日8時間、企業によっては7時間半ですが、と限定されている意識を持つことです。残業すれば時間はたくさんあるという人がいますが、それでは時間外手当という問題が発生するので、コストが上昇し、企業目的には合致しないのです。有限意識を持てば、朝一番での段取りの重要性や優先順位などが頭に浮かび、それを行うことが時間短縮につながります。作業も漫然と行うのでのではなく、たとえば出張では出かけるにしても同じ方面でお客様が二か所であれば一度で済まないかなどを考えるようになります。会議の時間を短縮したいと考えれば、資料を事前に配付するとかの工夫も生まれます。パソコンでお客様へのメールを打つにしても、いちいち「拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」とインプットするのではなく、ユーザー辞書登録(パソコンによって日本語辞書登録とか別の名称になっていることがあります)をすれば。「はいけい」とインプットするだけで、冒頭のあいさつの全文が出てくるような知恵も働きます。周辺業務とかの関係も見直してみれば、時間が節約できる余地はたくさんあるはずです。

そして、肝心な効率化ですが、まずは、仕事の整理整頓です。書類もそうですし、置き場やルーチンワークなども含め、不要なものは破棄し、グループ化したり体系化し、使いやすいように整頓することが初歩的な効率化につながります。

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ご自身で判断いただくことが重要となります

次に、重複業務の統合や資源や方法の交換、配置換え、簡素化などを実施します。手続きや様式なども何年も同じであるとそれが改善のネックになっていることもあるのです。

更に、トラブル対策とかミスの防止策、新しい見方、発想の転換、本質からの見直し、職場風土のやる気などに着目していけば、効率化は格段と進歩するはずですし、冒頭に述べた効果化までに発展することになります。

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言い訳をするより

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